Şirket içerisinde toplantı olarak pek çok farklı toplantı bölümü ön plana çıkar. Genel yapısına bakıldığında herhangi bir sorun yaşamadan güvenilir bir şekilde toplantı yapmak ve bu toplantılarda başarılı olmak için pek çok farklı çalışma düzeni oluşturulur. Bu çalışma düzenli olarak özellikle hibrit çalışma ortamlarında verimli bir toplantı düzenlemek, fiziksel veya uzaktan çalışan ekip üyeleri arasında iş birliğini sağlamak için büyük bir öneme sahiptir. Şirket genelinde planlama ve yönetim bakımından tercih edilen pek çok farklı çalışma stili bulunsa da, özellikle hibrit çalışma sayesinde toplantılarda başarı elde etmek için hazırlanması gereken şablonlar bulunur. Hibrit çalışma toplantıları için en iyi 5 şablonu inceleyerek bilgi sahibi olabilirsiniz.
Önceden Planlama ve Gündem Belirleme
Başarılı bir toplantının temeinde, önceden yapılmış olan net bir planlama ve katılımcılara ulaştırılmış bir gündem ortaya çıkar. Toplantının amacı, hedefleri ve gündemi Google Workspace Takvim ile birlikte paylaşılabilir. Gündemin konularını, sürelerini ve sorumlu kişileri toplantı davetinde açıkça belirtilmelidir. Workspace’nin entegrasyonları ile birlikte toplantı belgeleri önceden Google Drive’da paylaşılabilir ve katılımcıların hazırlıklı gelmesi sağlanır. Bu şablon sayesinde zaman kaybı önlenir ve tüm ekibin toplantıya odaklanmasını kolay hale getirebilirsiniz.
Teknoloji ve Ekipman Hazırlığı
Çalışma performansı öncesinde özellikle hibrit bir çalışma performansı sırasında özellikle teknoloji ve ekipman hazırlığının yapılması gerekir. Toplantının yapılacağı pek çok farklı ekipman çeşidi ve teknoloji türü bulunsa da, özellikle platform seçimini kişilere göre yapabilirsiniz. Toplantıya katılım gösterecek olan kişilerin özellikle ekipman kontrolünü yapmasında fayda vardır. Her katılımcının mikrofon, internet bağlantısı ve kamera gibi ekipmanların kontrolünün sağlanması gerekir. Gerektiğinde belgelerin ve sunumların paylaşılması için ekran paylaşma özelliğinin de mevcut uygulamalar arasında bulunması gerekir. Teknoloji ve ekipmanlar arasında özellikle kayıt ve not alma işlemleri için toplantının kaydedilmesi ve önemli noktaların not edilmesi için bir kişi görevlendirilir. Google Meet, güvenilir bağlantı, ekran paylaşımı, altyazı desteği ve toplantı kayıt özellikleriyle gibrik ekipler için ideal bir platformdur. Diğer bir yandan Google Workspace’in sunmuş olduğu gerçek zamanlı iş birliği araçları olan Google Docs, Google Sheets, Google Slides gibi araçlar kullanılabilir. Toplantı sırasında ekiplerin belgeler üzerinde birlikte çalışmasını bu araçlar mümkün kılar.
Etkili Katılım
Yapılmış olan plan ve programa bakıldığında özellikle etkili bir katılımın gösterilmesinde büyük bir avantaj bulunur. Oturum açma yapısına bakıldığında toplantının moderatörünün toplantıyı açması ve herkesin gündeminin alındığından emin olunması gerekir. Fiziksel ve uzaktan katılımcılar için özellikle söz hakkı isteyenlere eşit bir şekilde söz hakkının verilmesinde fayda vardır. Google Workspace Chat veya Meet üzerindeki el kaldırma ve sohbet özellikleriyle söz isteyenler kolayca takip edilebilir. Fikirlerin açıkça ifade edebileceği bir ortam olan Chat ve Meet sayesinde daha rahat ve daha güvenilir bir toplantı kullanımı sağlanır.
Eylem Maddeleri ve Kapanış
Hibrit çalışma toplantılarında başarı elde etmek için izlenmesi gereken yollar arasında özellikle kapanış ve eylem maddeleri ön plana çıkar. Google Keep veya Google Tasks, görevlerin atanması ve teslim tarihlerinin belirlenmesi için ideal araçlar olarak kullanılır. Toplantı kayıtlarını Google Drive’a kaydedilerek ekip üyelerinin gerektiğinde yeniden göz atmasına imkan tanınabilir. Eylem planlarının ve maddelerinin düzenli takibi için Google Sheets kullanılabilir.
Geri Bildirim ve İyileştirme
Toplantı sonrasına bakıldığında katılımcıların geri bildirimlerinin alınması ön plana çıkar. Google Forms aracılığı ile kolayca geri bildirim anketleri oluşturulabilir. Toplanan veriler, gelecekteki toplantıların daha etkili olmasını sağlamak için analiz edilebilir. Bu sayede hem ekip içi memnuniyet artar hem de toplantı süreçleri sürekli olarak gelişir.
